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档案管理制度

    为规范公司档案管理工作,根据《机关档案工作业务建设规范》,结合工作实际,制定本制度。

一、本制度所指档案,是指公司在各项活动中形成的具有保存价值的文书档案,包括:具有保存价值的各种文字、材料、图表、照片、声像等不同形式的资料记录。

二、文书档案分为纸质文件档案和电子文件档案。其归档范围包括以下内容:

    1、公司名义的各种发文。包括正式发文文件及形成过程中产生的文件、发文批件、重要修改稿、定稿及附件、下级单位报送的请示等必须归档的文件,保管期限为长期保存。

    2、上级单位交办事项的办理结果及有关领导的批示,下级单位报送的重要文件材料。

    3、公司主任办公会、工作会和上级领导参加的重要会议的相关材料和会议纪要、会议通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录。

    4、价格评估文书需归档的各类材料:

          1.价格评估委托书及其附件;

          2.标的特征等证明材料;

          3.标的照片;

          4.价格评估受理通知书;

          5.现场勘验资料、市场调查资料、询问笔录、专业评估资料,专家意见等;

          6.价格评估核算资料(含价格评估草稿);

          7.重大疑难案件内部审议记录;

          8.价格评估结论书;

          9.价格评估结论书签收记录;

          10.各环节签字确认的“公司发文稿纸”;

          11.其他需要归档的相关材料。

三、各类文件归档要求:

    1、公司各类文件档案由办公室统一保存和管理。

    2、档案管理部门应遵守档案管理制度和保密制度、做好档案管理工作,以保证档案的完整、准确、系统、安全和有效使用。

    3、归档工作人员应严格按程序进行档案接收、整理、筛选和订档等工作。

    4、归档的文件材料应完整、准确、系统,文件书写和相关材料应能耐久保存。书写工具采用钢笔或签字笔,不得使用圆珠笔或铅笔,字迹要清晰。

    5、归档文件应用统一的档案封皮和封底。每本归档文件应标注:归档号、文件的起始日期、序号、文件号、委托单位、结论书日期、标的名称和页码等项内容。

    6、价格评估档案的订卷工作由价格评估结论书出具部门完成。

    7、价格评估档案的订卷时间是:次年第一季度结束前,订卷部门完成上一年度所有订卷归档工作,并交给办公室进行保存管理。

四、档案利用的工作形式分为:档案借阅、复制摘抄、出具凭证、交流目录、资讯查考和编制资料等。

    1、建立借阅登记薄制度。档案管理人员应当严格执行档案借阅制度,凡需要借阅档案的单位和个人,都必须按照规定履行登记手续,经公司主任签批后方能借阅。

    2、价格评估归案是价格评估机构和复核机构审查价格评估结论、检查评估工作的重要文件依据。经公司主任同意,可以进行借阅查档。查阅档案时,涉及有关当事人机密的,查阅人承担保密责任。

    3、查阅档案一般应在办公室进行,如有特殊情况需要借出,须经领导审批并办理借阅手续。借阅者不得遗失档案或将档案转借他人。借阅档案期限一般不应超过十天,如需要延期,应办理续接手续。

    4、借阅者要爱护档案资料,不得在档案上圈划、涂改、拆换、裁剪或增减内容、同时要防止无损。

    5、未经许可,借阅人不得摘录、翻印、复制档案资料。要严格遵守保密制度,防止失密、泄密事件发生。

    6、归还档案时,档案管理人员应认真检查,交接清楚,并及时办理借阅归还手续。

五、档案的管理和销毁

    1、归案管理要做到七防,即:防火、防盗、防尘、防虫、防光、防潮湿、防高温。

    2、要对档案进行定期检查,对已破损和字迹褪色的要及时进行修复和复制。

    3、对已失效的档案,要登记造册,经相关领导评估,报公司主任批准后,按规定销毁。

    4、准予销毁的档案,可单独存放半年,经验证确无保留价值时,再行销毁,以免误毁。

    5、文件销毁必须在指定地点进行,并指派专人监销,文件销毁后,监销人员应在销毁册上签字。

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